Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Поэтапная инструкция. Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Проверка инспекции труда: как подготовиться

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Поэтапная инструкция. Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

С этого года риск-ориентированный подход стал применяться в отношении федерального государственного надзора в сфере труда. В Постановлении Правительства РФ от 16.02.2017 № 197 приводятся критерии отнесения работодателей к определенной категории риска. Категория риска рассчитывается по формуле и именно от нее зависит частота плановых проверок в отношении работодателя:

  • высокий риск — 1 раз в 2 года
  • значительный риск — 1 раз в 3 года
  • средний риск — 1 раз в 5 лет
  • умеренный риск — 1 раз в 6 лет
  • низкий риск — плановые проверки не проводятся

Роструд на своем официальном сайте публикует списки организаций, которым грозят проверки ГИТ. Есть перечень работодателей, деятельность которых отнесена к категории высокого риска, и перечень работодателей, деятельность которых отнесена к категории значительного риска. 

Чтобы узнать категорию риска организации, нужно:

  • открыть план проверок по ссылке;
  • выбрать регион в одной из двух категорий риска;
  • проверить, нет ли в списках организации.

Еще один важный момент: Роструд и в 2017 году продолжает реализовывать мероприятия, предусмотренные Концепцией повышения эффективности обеспечения соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (на 2015 — 2020 годы), которая утверждена Распоряжением Правительства РФ от 05.06.2015 № 1028-р.

В рамках этой концепции был внедрен в эксплуатацию сервис «Онлайнинспекция.

рф», который могут использовать как работодатели, так и работники, чтобы проверить верность планируемых или совершенных процедур в интерактивном режиме.

По итогам заполнения «проверочного листа» пользователь получает заключение системы об отсутствии или наличии нарушений, в случае выявления нарушений сервис предлагает инструменты для их устранения.

Роструд продолжает расширение числа проверочных листов и в текущем году. В рамках реализации Концепции планируется создание конкретных инструментов стимулирования работодателей для использования сервиса.

В частности, речь идет о нормативно-правовой базе, на основе которой работодатель сможет в интерактивном режиме добровольно направить декларацию о соблюдении требований трудового законодательства в государственную инспекцию труда.

Декларация будет автоматически сформирована по итогам использования ресурса «Онлайнинспекция.рф», в том числе прохождения работодателем процедур проверки с помощью проверочных листов и устранения выявленных нарушений.

После подтверждения результатов проверки инспекция труда сможет принять решение о мерах поощрения в отношении соответствующего работодателя, которые могут быть выражены в виде предоставления гарантии защиты от плановых проверок со стороны надзорного органа и других льгот.

«Онлайнинспекция.рф» способствует переходу от «модели санкций» к «модели соответствия», который прописан Концепцией повышения эффективности обеспечения соблюдения трудового законодательства. Таким образом, сервис отвечает стоящей перед Рострудом задаче — не столько выявить нарушения и наказать виновных, сколько обеспечить их отсутствие. 

Мораторий на проверки  

До 31 декабря 2018 года не проводятся плановые проверки в отношении юридических лиц (или ИП), отнесенных к субъектам малого предпринимательства в соответствии с положениями ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации».

Виды проверок

Виды проверок Основания Периодичность Уведомления
ПлановыеПлан проверок публикуется ежегодно на сайте ГИТ соответствующего субъекта. Сводный план проверок на соответствующий год публикуется на сайте Генпрокуратуры.С 2018 года — определяется в зависимости от категории риска, присвоенной работодателю.за 3 рабочих дня
ВнеплановыеСм. перечень в п. 10 Постановления Правительства РФ №875По жалобамТрудовая инспекция обязана уведомить заранее любым способом не позднее чем за 24 часа до проверки. Предварительное уведомление не требуется, если: в результате деятельности работодателя причинен вред жизни или здоровью граждан; поступило заявление сотрудника о нарушении его трудовых прав или есть иная информация о серьезных нарушениях трудового законодательства.

Что проверяет ГИТ

Любая проверка начинается с анализа учредительных документов и проверки свидетельства о государственной регистрации и постановке на налоговый учет.

Что касается проверок, связанных с трудовым законодательством, то в центр внимания инспекции труда попадает огромный перечень локальных нормативных актов, среди которых есть и локальные нормативные акты, которые обязательны для всех работодателей, и документация с учетом специфики бизнеса.

Стоит отметить, что в ТК и нормативных актах, регулирующих трудовое законодательство, не указан какой-то обязательный минимум документов, необходимый для субъектов МСП и крупного бизнеса. Однако стоит быть готовыми к тому, что ГИТ может проверить:

  • Штатное расписание (должно быть у всех работодателей)
  • Правила внутреннего трудового распорядка

Это обязательный локальный нормативный акт, однако субъекты микропредпринимательства (число работников до 15 человек, доход не более 120 млн руб. в год) имеют право отказаться от этого документа, прописав все необходимые моменты в трудовом договоре с работником. При этом они могут использовать типовую форму трудового договора.

Любой работодатель может провести «аудит» правил внутреннего трудового распорядка. Для этого достаточно открыть ст. 189 ТК РФ и проверить наличие всех разделов в правилах. В большинстве случаев проблемы при проверке ГИТ возникают из-за отсутствуя каких-либо разделов.

  • Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК)

Такие акты тоже должны быть у всех работодателей. Причем не имеет значения, как именно они будут называться. Это может быть даже самостоятельный раздел оплаты труда в правилах внутреннего трудового распорядка.

Важно обратить внимание на ст. 134 ТК РФ, в которой дается разъяснение по поводу индексации заработной платы: если вы не госорган, не муниципальное учреждение и не орган местного самоуправления, в локальном акте долен решаться вопрос об индексации заработной платы.

  • Положение о персональных данных и другие документы, регулирующие порядок использования, хранения, передачи персональных данных и т.д.

С 1 июля 2017 года вопрос о персональных данных стал особенно актуальным в связи с повышением штрафов. В связи с этим работодателям следует обратить внимание на ст. 86, ст. 87, ст. 88 ТК РФ, а также Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

  • Положения о коммерческой тайне

Документ необходим при наличии режима коммерческой тайны в компании. Если такой режим есть и работодатель хочет защищать коммерческую тайну, значит, ему нужно разработать локальный нормативный акт, в котором будут определены правила защиты коммерческой тайны.

  • Правила и инструкции по охране труда (см. раздел X ТК РФ)
  • Локальные нормативные акты, устанавливающие нормы труда (гл. 22 ТК РФ)
  • График отпусков (ст. 123 ТК РФ)

Этот документ обязательно смотрится при проверках ГИТ.

В рамках закона о противодействии коррупции организациями (не ИП!) должны быть разработаны кодексы этики (правила поведения), а также локальные нормативные акты, устанавливающие квотирование рабочих мест для инвалидов.

Помимо документов, которые обязательны практически для всех работодателей, есть список локальных нормативных актов и договоров с учетом специфики бизнеса. Речь идет о следующих документах:

Часто, получая запрос из ГИТ на проверку и среди перечня документов обнаруживая коллективный договор, которого у него нет, работодатель пугается. Однако, сославшись на ст. 36 ТК РФ, он может обосновать отсутствие этого документа.

  • Графики сменности (ст. 103 ТК РФ)

Это документ обязателен только для тех работодателей, у которых есть сменный график. 

  • Положение о командировках

Если речь идет о госучреждении, муниципальном учреждении или органе местного самоуправления (перечислены в ст. 168 ТК), то порядок направления работника в командировку определяется нормативными правовыми актами. Все другие работодатели порядок направления работника в командировку должны определять локальным нормативным актом.

  • Локальный акт о разъездном характере работы

Если в организации есть работники с разъездным характером работы, то им нужно составить этот локальный акт или предусмотреть отдельный раздел в правилах внутреннего трудового распорядка. Там должны быть названы должности работников с разъездным характером работы.

  • Локальные акты, устанавливающие порядок проведения аттестации работников 

Не будет считаться нарушением просто отсутствие такого акта. Но, если вы проводите аттестацию только по приказу руководителя, то это уже нарушение (ч. 2 ст. 81 ТК РФ). 

  • Локальный нормативный акт, регулирующий разделение рабочего дня на части

Если работников, которые работают в режиме разделения рабочего дня на части, нет, то и соответствующего локального нормативного акта может не быть. Если же такие работники есть, то наличие локального нормативного акта обязательно. Вопросы, регулирующие разделение рабочего дня на части, также могут быть прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка.

  • Локальные нормативные акты, устанавливающие условия и порядок проведения профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации работников, а также направление работников на независимую оценку квалификации

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, в вебинаре «Проверки ГИТ: как подготовиться, чего ожидать, как себя правильно вести» рассказывает, какие первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда проверяет ГИТ:

В числе приказов, которые проверяет ГИТ, есть: приказы о приеме на работу (работники с ним знакомятся под роспись не позднее 3-х дней со дня фактического начала работы); приказы о переводе; приказы о привлечении работников к работе в выходной день (если есть такая практика); приказы о прекращении действия трудового договора; приказы и документы-основания к ним, связанные с наложением дисциплинарных взысканий; приказы о предоставлении отпуска; приказы (распоряжения) об отстранении работников от работы; приказ о назначении уполномоченного лица, ответственного за ведение, учет, хранение трудовых книжек.

Не стоит забывать и о целом перечне документов по охране труда, которые должны быть в организации. Если говорить о полном комплекте, то это порядка 50 документов — различные журналы, приказы, инструкции, положения, графики, планы и т.д. Но в этом вопросе многое зависит от специфики бизнеса. 

Чаще всего работодателей штрафуют за ошибки в трудовых договорах. Поэтому, чтобы удостовериться в безупречности их составления, сверьте их содержание со ст. 57 ТК.  Подробнее об этом читайте в статье: 5 ошибок предпринимателей при заключении трудового договора. 

Что касается трудовых книжек, то ГИТ проверяет, чтобы они, во-первых, велись на каждого работника и, во-вторых, чтобы соблюдался весь блок вопросов, связанных с их оформлением и ведением, начиная с приказа об уполномоченном лице.

Как только работодатель меняет условия трудового договора, у него появляется Соглашение об изменении условий трудового договора (ст. 72 ТК).

Договор о полной материальной ответственности заключается в том случае, если работник связан в процессе трудовой деятельности с теми факторами, при которых заключается такой договор.

Любое поручение работнику дополнительной работы оформляется через Соглашение о поручении дополнительной работы. В этом документе проверяется, прописал ли работодатель срок допработы, ее содержание и объем.

Еще важно не забывать о таком документе, как Извещение о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).     

Источник: https://kontur.ru/articles/4852

Штрафы за охрану труда — как избежать

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Поэтапная инструкция. Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

В 2008 году на складе «Спецпогрузки» кладовщик упал со штабеля и сломал ногу. Приехала скорая, сообщила о происшествии в прокуратуру, в результате к владельцу компании приехала инспекция труда.

Инспекторы проверили должностные инструкции и трудовые договоры, потом пожурили и выписали штраф 2 000 ₽.

Штраф небольшой, поэтому директор склада не стал приводить в порядок документы по охране труда — подумал, легче в следующий раз опять заплатить, чем возиться с бумагами.

Спустя три года госинспекция явилась снова, но на этот раз проверила всё. Нужных документов не оказалось, инспектор составил акт проверки и выписал штраф 50 000 ₽. Тогда это был максимум.

300 000 ₽бизнесмен заплатил бы за такие нарушения сейчас

Но с 2015 года изменили статью 5.27 КОАП, добавили статью 5.27.1, и штрафы выросли многократно. Если бы такая история повторилась сейчас, владелец склада заплатил бы минимум 300 000₽. Вот акты тех самых проверок:

А вот штрафы, которые теперь грозят за такие нарушения:

Пункт из перечня нарушений в актеНорма КоАП(Кодексаоб административныхправонарушениях)Размер штрафа
1-5ч.1 ст.5.27.150 000 – 80 000 ₽
6, 9ч.2 ст.5.27.1110 000 – 130 000 ₽
7, 8, 12ч.1 ст. 5.2730 000 – 50 000 ₽
11ч.4 ст. 5.2750 000 – 100 000 ₽
10ч.2 ст. 5.27.160 000 – 80 000 ₽

Выходит, сейчас владелец склада «Спецпогрузка» заплатил бы 300 000 ₽. Но штрафа можно избежать, если вовремя подготовиться.

Что такое охрана труда

212 ТКстатья описывает нормы охраны труда

Требования охраны труда нужны, чтобы избежать травм на рабочем месте, заботиться о здоровье сотрудников. В требованиях прописано, как организовать рабочее место: санитария и гигиена, пожарная и электробезопасность, правила работы с техникой и профессиональные риски. Если работодатель нарушает эти правила, то платит штрафы.

За тем, чтобы бизнес соблюдал требования охраны труда, следит инспекция труда. Она проверяет бизнесмена в трех случаях: если пришло время по плану, если работник пожаловался на работодателя или попал в скорую с травмой.

Когда в скорую попадает человек, который пострадал во время работы, врачи сообщают о происшествии в прокуратуру, а та — инспекции труда.

Инспекторы приходят и проверяют документы, чтобы узнать, виновато ли руководство в случившемся.

На сайтах Роструда и районных прокуратур выкладывают планы проверок

В компании за охрану труда отвечает руководитель, или тот, кого он назначил ответственным. Но руководитель в любом случае должен пройти обучение охране труда.

Что делать: пошаговая инструкция

Подготовиться к проверке трудовой инспекции лучше заранее, даже если по плану Роструда она придет не скоро. Никогда не знаешь: вдруг в инспекцию со злости пожалуется сотрудник, которого вы уволили, или кто-то покалечится на рабочем месте. В моей практике были случаи, когда офисные работники протыкали руки степлерами — не говоря о травмах на складах и лесопилках.

1. Обучите руководителя, иначе он не сможет утверждать правила и инструкции по охране труда. Этим занимаются специальные учебные центры и центры повышения квалификации.

Требованиям охраны труда обучают, опираясь на статью 225 ТК, постановление № 1/29 Минтруда и Минобразования и ГОСТ 12.0.007-2009 ССБТ. В конце выдают удостоверение о проверке знаний и протокол заседания комиссии по проверке.

Обучение занимает 40 часов или 3 рабочих дня. Можно пройти дистанционно: сдать тесты онлайн, отправить заполненные документы почтой. Но часто хотя бы на итоговую аттестацию просят прийти лично.

2. Напишите положения и инструкции, заполните журналы по охране труда. В канцтоварах закажите:— журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;— журнал регистрации вводного инструктажа;— книгу учета движения трудовых книжек.

Каждый сотрудник должен расписаться в каждом журнале и книге.

3. Поправьте договоры, допсоглашения, инструкции, журналы регистрации и учета и прочие кадровые документы под нормы охраны труда. Здесь нюансов немало, и если делаете впервые — лучше посоветуйтесь с юристом.

Скачать образцы документов можно, например, здесь. Но просто списать не получится: нужно учесть размеры и план помещения, описать все рабочие места, розетки и кабели.

4. Провести спецоценку условий труда по 426-ФЗ, которую раньше называли аттестацией. Этим тоже занимаются специальные фирмы, у которых есть все лицензии и разрешения. Они же могут запросить договоры и журналы, поэтому важно, чтобы к этому моменту всё было в порядке.

5. Пройти медосмотры: новым сотрудникам в первый месяц после приема на работу, а потом — не реже, чем раз в 3 года.

Медосмотры бывают двух видов:

  1. На вредном производстве работники проходят медкомиссию во главе с врачом-профпатологом.
  2. Там, где сотрудники проводят за компьютером больше половины рабочего времени, они проходят невролога и офтальмолога. Подробнее — в Приказе 302н.

«У меня и сотрудников-то нет, какие штрафы?»

Если у вас ИП без сотрудников, то бояться нечего. Но для ООО, даже если там один учредитель и он же — директор, это правило уже не работает.

Отдельная тема — удаленные работники, оформленные по трудовому договору. Требования охраны труда на них не распространяются, только минимальные по социальному страхованию. Например, работодатель обязан вызвать такому сотруднику скорую, если понадобится.

Если гендиректор — тоже удаленщик, ему всё равно придется пройти обучение.

«Слышал, на первый раз только предупреждают»

Из статьи 4.1.1 КОАП и правда можно сделать такой вывод, но почитаем внимательнее. Здесь есть ссылка на 2 часть статьи 3.4, где пишут, что предупреждение выносят, если нет угрозы для жизни и здоровья людей. Но ведь все требования охраны труда для того и нужны, чтобы избежать такой угрозы. Так что тут всё остается на усмотрение инспектора.

Само предупреждение избавляет от штрафа, но с ним выносят и предписание, по которому нужно в сжатые сроки устранить все нарушения. Если не успеете — штрафа не избежать, но уже по другой статье — ч.23 ст. 19.5 КОАП.

«Можно завести пару бумажек, когда припрет»

Если у вас 1-2 дня до проверки, вы успеете разве что набросать инструкции по безопасности и заполнить журналы с подписями ответственных по датам. Но, например, получить удостоверение руководителя об обучении нормам охраны труда или папку с документами, что компания прошла оценку условий труда — вряд ли. Не говоря уже про медосмотры. Ко всему этому надо готовиться заранее.

«Штраф — тридцатка? Пф!»

30 000 ₽ дают за небольшое нарушение, вроде недостающей строчки в трудовом договоре. Но проверяющий имеет право посчитать каждый договор отдельно: тогда за 10 договоров набежит уже 10 нарушений или 300 000 ₽. Если по итогам проверки вы не исправите всё в указанный срок, плюсуйте к штрафам еще до 200 000 ₽.

Для ИП штрафы существенно меньше, чем для ООО: например, за минимальное нарушение — 1 000-5 000 ₽ для первых и 30 000-50 000 ₽ — для вторых; максимальный — 30 000-40 000 ₽ для ИП и 100 000-200 000 ₽ для ООО.

Кроме штрафов, за серьезные нарушения могут приостановить работу компании на срок до 3 месяцев, а владельца лишить права занимать руководящие должности.

«Но ведь о проверках трудовой инспекции предупреждают, к чему вся эта паника?»

Отчасти правда. План проверок вывешивают в начале года на сайте Роструда и сайтах районных прокуратур — можно посмотреть и успокоиться. Но есть еще и внеплановые — по жалобе работника или когда запрос приходит в районную прокуратуру прямиком из центра, и никто вас не предупредит.

Чаще всего жалуются сотрудники, которых не устраивают условия труда: серая зарплата, задержки, неоплачиваемые отпуска и больничные, незаконное увольнение. В торговле и общепите проверки проводят по жалобам от клиентов через Общество по защите прав потребителей.

Если проверка трудовой инспекции по жалобе клиента — придет Ростребнадзор, который проверит рабочие места продавцов или поваров, само помещение, особенно кухню. А может и потребовать информацию об условиях труда — из материалов спецоценки условий труда.

По жалобе сотрудника проверяет инспекция труда. В обоих случаях документы по охране труда потребуют вместе с остальными: зарплатные ведомости, санитарные книжки, трудовые договоры.

Если что-то пойдет не так, штрафы начислят за все нарушения, включая охрану труда.

«Медосмотр-то уж точно не нужен, у меня же не вредное производство»

Почитаем Приказ Минздрава N 302н: к вредным условиям труда там относят и те, где сотрудник проводит за компьютером больше 50% рабочего времени. То есть всех программистов, дизайнеров и верстальщиков каждые полгода должны осматривать офтальмолог и невролог. Медзаключения по ним тоже попросят при проверке.

«А мы очаруем инспектора, и он выпишет штраф поменьше»

Вариант со взяткой даже не берем в расчет — это уже уголовное преступление. Предположим, вы решили договориться полюбовно: инспектор тоже человек, искреннее раскаяние может на него повлиять.

Но увы: на тот момент, когда инспектор выехал к вам в офис или требует явиться с документами, обращение уже зарегистрировано в базе инспекции труда, и удалить его оттуда он не может.

У него три главные задачи — формально подтвердить факт нарушения; составить предписание по их устранению; определить сроки, за которые вы должны все устранить. Если не успеете или не предоставите документы в подтверждение — до 200 000 ₽.

Если коротко

— Нормы охраны труда касаются всех, кроме ИП без сотрудников. Остальным нужно подготовить документы.

— Готовиться к инспекции труда лучше заранее — за несколько дней все нарушения устранить не успеете.

— Чтобы подготовиться к плановой проверке, руководителю нужно пройти обучение, оформить гору бумаг, а потом пройти аттестацию. А сотрудникам — пройти медосмотр.

Источник: https://blog.evotor.ru/kak-podgotovitsya-k-trudovoj-inspekcii/

Проверка отдела кадров что проверяют?

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Поэтапная инструкция. Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

            Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

  1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение,  перевод на другую должность/в другое подразделение.
  2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
  3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата  или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке.

После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

  1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
  2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

  •  отдельные участки ведения КДП;
  • или документы по отдельным работникам;
  • или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

  • направить работника кадровой службы на учебу;
  • дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
  • перевести на другую работу;
  • расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям[1]. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА[2].

Положение об оплате труда

            Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

            При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

  • принципы формирования системы оплаты труда;
  • порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
  • критерии и процедуру оценки труда.

            Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

[…]

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ 

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ).

Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Источник: https://rusbizinformation.com/proverka-otdela-kadrov-chto-proveryayut/

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Поэтапная инструкция

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Поэтапная инструкция. Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Проверки Государственной инспекции труда (ГИТ) могут быть плановые или внеплановые.

Перечень запланированных проверок утверждается в конце года и выкладывается в свободном доступе на сайте трудовой инспекции и прокуратуры. Плановые проверки бывают выездными или документарными.

Суть подготовки от этого не меняется, проверять в обоих случаях инспекторы имеют право все документы охраны труда, кадрового учета и оплаты труда.

Этап 1. Что готовить на проверку

Список документов, который присылает ГИТ перед проверкой, очень велик, в нем насчитывается более 70 пунктов. Их можно разделить на блоки по темам:

1. Уставные документы

2. Документы по оплате труда

3. По кадровому учету:

4. По охране труда (ОТ):

5. Документы на иностранных работников.

Список может быть расширен в ходе проверки, если потребуются дополнительные сведения.

Этап 2. Наиболее важные направления

Объем проверяемых направлений работы может заставить поволноваться даже опытных специалистов. На что в перечисленном перечне обратят внимание в первую очередь? Самыми проверяемыми моментами являются:

  1. Задолженность по зарплате – наличие или отсутствие.
  2. Своевременность выплат заработной платы и отпускных, а также пособий.
  3. Наличие и содержание трудовых договоров.
  4. Наличие графика отпусков и его исполнение.
  5. Правильность оформления увольнений и расчета.
  6. Трудовые книжки – наличие и правильность оформления.
  7. Правила трудового распорядка и ЛНА, связанные с оплатой труда.
  8. Документы по специальной оценке условий труда (в случае ее проведения).
  9. Все, что связано с охраной труда. Перечень зависит от наличия/отсутствия вредных условий, производственных травм и т.д.

Этап 3. Трудовые договоры

Для начала нужно убедиться, что у всех работников они есть. Затем проверить содержание договоров, а именно – наличие в них всех основных условий. Для этого обращаемся к ст. 57 ТК РФ. К основным условиям относятся:

  1. Место работы.
  2. Трудовая функция.
  3. Размер оплаты и даты выплат.
  4. Дата начала работы.
  5. Характер работы.
  6. Условия труда на рабочем месте.
  7. Компенсации и льготы при их наличии.

Если какого-то из этих пунктов нет, нужно составить дополнительные соглашения и внести недостающую информацию.

Еще один шаг на этом этапе – проверка дополнительных соглашений. Определите, какие изменения произошли за время работы сотрудников и имеются ли в наличии все доп. соглашения. Особенно важны перемены оплаты труда, должности, условий труда.

Этап 4. Штатное расписание и ЛНА

Штатное расписание должно быть в любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях.

Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не может быть разных окладов, так же, как и не может быть цифры «20 000 – 25 000». Также важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.

Обязательные ЛНА – Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение об оплате труда (премировании). ПВТР должны содержать разделы:

  1. Порядок приема, перевода и увольнения.
  2. Права и обязанности работника и работодателя.
  3. График работы, рабочее время и время отдыха.
  4. Оплата труда и поощрения.
  5. Ответственность сторон.

Положение о премировании должно быть, если премии в организации есть. Если присутствует другая система оплаты, «Положение об оплате труда» или иной ЛНА должен ответить на все вопросы проверяющих об основании выплат работникам.

Остальные ЛНА представляют интерес для ГИТ, если имеют отношение к льготам, компенсациям и другим денежным поступлениям. «Положение о командировках», например, может быть запрошено на проверку, если в вашей организации увеличены суточные выплаты. А вот «Регламент внешнего вида специалиста», «Положение о документообороте» и т.д. вряд ли удостоятся внимания проверяющих.

Этап 5. График отпусков

Графики отпусков имеют небольшой срок хранения – 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но зато предусмотрено, что работник длжен быть уведомлен о предстоящем отпуске за две недели.

Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, это должно быть прописано в ПВТР или в Положении об отпусках.

О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, могут свидетельствовать заявления с просьбой внести в график несколько частей отпуска.

Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска нужно оформить заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, приказ может быть один на все изменения.

В график нужно вписать даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса – заявление, приказ.

И, конечно, утвержден сам график должен быть не позднее, чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.

Этап 6. Личные карточки и приказы

Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные можно ввести как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе “Прием и переводы” напротив каждого вписанного приказа.

Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок.

Каждый приказ должен иметь под собой основания – заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т.д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника.

Недопустимо составлять документ “задним числом”. Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.

Приказы на отпуск нужно проверить на наличие и соответствие графику отпусков. Также важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, лучше за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.

Этап 7. Охрана труда

Это направление является одним из самых проверяемых, подойти к нему нужно максимально серьезно. Независимо от специфики предприятия, в организации должны быть:

В организациях, где имеются вредные условия труда, список значительно расширяется, его дополняют также первичный и периодический инструктаж и журналы по нему, дополнительные инструкции, документы по медосмотрам.

Если СОУТ еще не проведена, но уже есть приказ о ее проведении, а также договор с организацией по СОУТ, проверяющие не будут наказывать за отсутствие спец. оценки. В обратном случае вам может грозить штраф.

В целом по охране труда стоит проверить наличие всех подписей в журналах, соответствие дат приема и инструктажа, а при обнаружении пробелов – восстановить по максимуму.

Этап 8. «Особые» сотрудники

Пристальное внимание ГИТ уделяет следующим категориям работников:

  • несовершеннолетним;
  • инвалидам;
  • иностранным гражданам.

По этим работникам проверяются все составленные на них бумаги: договоры, приказы, положения о гарантиях и компенсациях. Важно проверить содержание договора по каждому такому сотруднику: есть ли там информация о сокращенном дне для инвалидов или об основаниях срочного договора у иностранца. Если день сокращен, это отражается в табеле, нужно проверить и его.

В заключение хочется напомнить, что на подготовку документов при плановой проверке дается 10 дней, так что даже за этот срок можно многое успеть.

И еще – не спешите подписывать акт проверки, внимательно читайте все замечания, порой работодателям удается доказать свою правоту еще до предписаний и штрафов.

В случае несогласия с результатами не спешите оплачивать штраф, вы имеете право обжаловать решение ГИТ в суде, и только после его решения будет ясно, осталось ли постановление трудовой инспекции в силе.

Источник: https://clubtk.ru/kak-podgotovitsya-k-planovoy-proverke-trudovoy-inspektsii-poetapnaya-instruktsiya

Юрист-эксперт
Добавить комментарий