Правильный вариант оформления расшифровки подписи. Нужна ли расшифровка подписи в заявлении. Новый вид подписи

Нужна ли расшифровка подписи

Правильный вариант оформления расшифровки подписи. Нужна ли расшифровка подписи в заявлении. Новый вид подписи

На этой странице:

  • Необходимость подписи
  • У кого есть полномочия подписи?
  • ИП один за всех
  • Подпись по доверенности
  • Кому подписать документ, если директор отсутствует?
  • Как оформляется реквизит «подпись»
  • Рекомендации подписывающим сторонам

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

Важно

В оформлении каждого документа большое значение играет подпись соответствующего должностного лица, руководителя, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В связи с этим особое значение приобретает расшифровка подписи. Стоит отметить, что данное понятие незнакомо многим гражданам нашего государства.

Юридическая значимость Подпись на документе придаёт обычному листку бумаги юридическую значимость. Как правило, она располагается под основным текстом, и используется в качестве одного из обязательных реквизитов. Если бы мы составляли рейтинг значимости всех необходимых атрибутов документа, то первое место, без сомнений, возглавила бы печать, подпись или иной удостоверяющий элемент.
Ведь именно несколько символов делают из простого листка бумаги юридически значимый документ. В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи.

Оформление подписи в документах

На основании данной нормы, совершать сделки от имени юридического лица, и подписывать договоры, при помощи которых опосредуются совершаемые сделки, имеют право органы юридического лица, которым в соответствии с законом и уставом предоставлены соответствующие полномочия.

Так в соответствии с п.3. ст.40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки.

Иногда в учредительных или иных локальных документах юридического лица может быть предусмотрено, что договоры от имени общества должны быть подписаны двумя лицами (например, директором и главным бухгалтером).

В этом случае, при отсутствии подписи второго лица, договор не может считаться заключенным надлежащим образом.

Как правильно подписывать документы

По этим причинам расшифровка подписи нужна обязательно, причем с указанием инициалов. Можно ли использовать факсимильную подпись? Иногда кадровые работники в приказах и трудовых договорах ставят факсимильную подпись руководителя, мотивируя это его занятостью. Давайте разберемся, можно ли ставить такую подпись на документах.

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах

Оно может оформляться на бланке или без его применения.

Пример 19 Подписи на бланке письма организации Показать Пример 20 Подписи на документе, оформляемом не на бланке Показать Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне: Пример 21 Подписи на совместном документе Показать Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»).
См. Пример 18.

А что такое расшифровка подписи. как подпись может расшифровываться?

Договор, правила составления. Личная подпись в договоре: правила и последствия. Сам термин «договор» употребляется в различных значениях. Под договором понимают и юридический факт, лежащий в основе обязательства, и само договорное обязательство, и документ, в котором закреплён факт установления обязательственного правоотношения.

В предусмотренных законом случаях договором может быть признан определенный официальный документ, содержащий сведения относительно происшедших обстоятельств. Согласно ст.

448 ГК, имеет силу договора протокол о результатах торгов, который подписывают в день проведения аукциона или конкурса лицо, выигравшее торги, и организатор торгов.

В толковом словаре «Договор» имеет следующие определение: Соглашение, обычно письменное, о взаимных обязательствах.

Оформление реквизита «подпись»

Данный реквизит позволяет исключить искажение информации электронного документа, а также позволяет определить привязанность к определённой личности.

За основу оформления электронной подписи берётся криптографическое преобразование информации. Федеральное законодательство На данный момент существует федеральный закон №63, которым регулируется цифровая подпись.

Согласно вышеназванному нормативно-правовому акту, она представляет собой несколько видов:

  1. Простая электронная подпись.
  2. Неквалифицированная.
  3. Квалифицированная.

Простая подпись представляет собой набор кодов, паролей, а также перечня иных средств, существование которых может подтвердить определённое лицо. Усиленная неквалифицированная подпись представляет собой результат преобразования информация в форме криптограммы.

Можно ли напечатать расшифровку подписи?

Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений. Третий вид электронной подписи совпадает со всеми признаками, перечисленными выше.

Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.

Внимание

Предъявление паспорта, конечно, не требуется, однако расшифровка должна осуществляться в строгом соответствии с именем и фамилией, указанными в нем. Это значит, что если в удостоверяющем документе присутствует буква «ё», то и при раскрытии Ф.И.О. она обязательно должна присутствовать. Подпись заместителя Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей.

Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов.

  1. Должность руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, то писать руководящие должности с большой буквы вполне уместно.
  2. Сокращения не приветствуются в подобных документах, то есть не «зам.», а «заместитель».
  3. Избегайте принятых сокращений рабочих должностей.

Нужна ли расшифровка подписи в заявлении

ИндивидуальныйпредпринимательЗанозина (И.Л. Занозина) После того как кадровый работник заверил своей подписью данные, внесенные в трудовую книжку, работнику необходимо засвидетельствовать своей подписью, что он с этими записями ознакомлен.

Вот здесь начинается неразбериха. Иногда кадровики просят, чтоб работник написал: «С записями ознакомлен» — и поставил свою подпись.

По нашему мнению, хотя такая формулировка не предусмотрена ни одним нормативным актом, ее использование не будет ошибкой.

Однако некоторые кадровики даже не требуют расшифровки подписи работника — это неправильно: подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет идентифицировать лицо, которое ее поставило. А если, допустим, увольняющийся работник изменил фамилию (например, женщина вышла замуж), без расшифровки никак не обойтись.

Нужна ли расшифровка подписи в договоре

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия.

Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина. Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала.

Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом.

Источник: https://11-2.ru/nuzhna-li-rasshifrovka-podpisi/

Оформление подписи в документах

Правильный вариант оформления расшифровки подписи. Нужна ли расшифровка подписи в заявлении. Новый вид подписи

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг»         Личная подпись                  М.А. Демченко 

Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор                            Личная подпись                                       М.А. Демченко 

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову.

Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы.

Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать».

Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.

Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель 

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но  правильно(!) все-таки будет: 

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор                                    Личная подпись                                             Л.И. Киселев 

Главный бухгалтер                      Личная подпись                                         И.Д. Вильченко 

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора.

Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество.

Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал»                                                            Директор ЗАО «Стержень» 

А.П. Силин                                                                             С.И. Михеев 

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии                                   Личная подпись                       С.И. Николаев 

Члены комиссии                                              Личная подпись                       П.С. Рахимова 

                                                                      Личная подпись                       Т.И. Кораблева 

                                                                      Личная подпись                       Р.Ю. Савельев 

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно(!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия.

Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор                                 Темников                                                            С.С. Комиссаров 

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.  

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Источник: http://naar.ru/articles/oformlenie-podpisi/

Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

Правильный вариант оформления расшифровки подписи. Нужна ли расшифровка подписи в заявлении. Новый вид подписи

Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Что входит в состав реквизита «Подпись» и как его правильно оформить в различных ситуациях, подскажет эта статья.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи.

Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия.

Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

  • приказами;
  • положениями;
  • инструкциями.

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя.

При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы.

От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Состав реквизита

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

  1. Название должности лица, которое ее поставило.
  2. Сама подпись.
  3. Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:

Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов

При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы.

Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию.

Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.

Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно.

Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным.

Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа.

Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах.

Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ, регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально.

Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке.

С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде.

Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

Источник: https://ppt.ru/art/rabota/rekvizit-podpis

Правильный вариант оформления расшифровки подписи. Нужна ли расшифровка подписи в заявлении. Новый вид подписи

Правильный вариант оформления расшифровки подписи. Нужна ли расшифровка подписи в заявлении. Новый вид подписи

Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе определяется решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением ее участников.

Для признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи необходимо соблюдение ряда условий: — сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, свидетельствующих о моменте подписания; — подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе подтверждена; — электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Нужна ли расшифровка подписи

Проверка проекта документа Служба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции). Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

  • просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
  • анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа.

Расшифровка подписи. Как правильно подписывать документы

Правильный вариант оформления расшифровки подписи. Нужна ли расшифровка подписи в заявлении. Новый вид подписи

В оформлении каждого документа большое значение играет подпись соответствующего должностного лица, руководителя, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В связи с этим особое значение приобретает расшифровка подписи. Стоит отметить, что данное понятие незнакомо многим гражданам нашего государства.

Юридическая значимость

Подпись на документе придаёт обычному листку бумаги юридическую значимость. Как правило, она располагается под основным текстом, и используется в качестве одного из обязательных реквизитов.

Если бы мы составляли рейтинг значимости всех необходимых атрибутов документа, то первое место, без сомнений, возглавила бы печать, подпись или иной удостоверяющий элемент.

Ведь именно несколько символов делают из простого листка бумаги юридически значимый документ.

В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ.

Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции.

Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах. Кроме того, начальник может выносить приказ о делегировании права подписи.

Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста.

Особенности оформления реквизита

В соответствии с правилами оформления документов, наименование должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она обозначается на уровне последней строчки документа.

Если текст и реквизиты располагаются на бланке организации, то расшифровка подписи может располагаться и в верхней части. Если такая особенность присутствует, то внесение дополнительных разъяснений не требуется.

Колонка «Должность» начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой.

Даже если в документе располагается таблица, по окончанию текста всегда должна быть расшифровка подписи и наименование должности лица, которую важно указать строго в соответствии со штатным расписанием. Необходимо сделать соответствующие выписки.

В кадровом отделе находятся такие документы, как карточка подписей, штатное расписание, а также сведения, составляющие коммерческую тайну. Они носят особый внутренний гриф секретности по понятной причине.

Что касается наименования компании, то оно находится по центру относительно должности лица.

О личной подписи

Личная подпись оформляется в соответствии с пожеланием лица, подписывающего документ. Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина.

Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории.

Однако на практике подобное положение не находит своего применения.

Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее.

Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов. Предъявление паспорта, конечно, не требуется, однако расшифровка должна осуществляться в строгом соответствии с именем и фамилией, указанными в нем. Это значит, что если в удостоверяющем документе присутствует буква «ё», то и при раскрытии Ф.И.О. она обязательно должна присутствовать.

Подпись заместителя

Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей. Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов.

  1. Должность руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, то писать руководящие должности с большой буквы вполне уместно.
  2. Сокращения не приветствуются в подобных документах, то есть не «зам.», а «заместитель».
  3. Избегайте принятых сокращений рабочих должностей. Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.

Когда документ подписывается несколькими лицами

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их личные символы располагаются в одну колонку друг под другом. При оформлении документа в печатном виде используется полуторный межстрочный интервал.

Подписывают документы сначала те лица, которые располагаются на высшей ступеньке должностной лестницы, то есть удостоверение документа происходит сверху вниз. Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке.

Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.

Недопустимость косой черты

Если то должностное лицо, которое уполномочено подписывать документ, отсутствует, то его обязан подписать тот сотрудник, который официально исполняет его обязанности. При этом в обязательном порядке указывается его настоящая должность, в которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.

Иногда могут возникнуть экстренные ситуации. В таком случае, исправления можно внести как от руки, так и посредством использования компьютера. В противном случае, придётся переделывать документ с указанием фактической должности лица, исполняющего обязанности.

Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту. Подобное несоответствие легко оспаривается в судебных инстанциях.

Цифровая подпись – это сравнительно новый реквизит документа, который постепенно входит в жизнь как простого обывателя и рядового гражданина, так и внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций.

Данный реквизит позволяет исключить искажение информации электронного документа, а также позволяет определить привязанность к определённой личности.

За основу оформления электронной подписи берётся криптографическое преобразование информации.

Федеральное законодательство

На данный момент существует федеральный закон №63, которым регулируется цифровая подпись. Согласно вышеназванному нормативно-правовому акту, она представляет собой несколько видов:

  1. Простая электронная подпись.
  2. Неквалифицированная.
  3. Квалифицированная.

Простая подпись представляет собой набор кодов, паролей, а также перечня иных средств, существование которых может подтвердить определённое лицо.

Усиленная неквалифицированная подпись представляет собой результат преобразования информация в форме криптограммы. Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений.

Третий вид электронной подписи совпадает со всеми признаками, перечисленными выше. Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности. Электронная подпись квалифицированная выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Область применения и использования

Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота. Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.

Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.

Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте.

С её помощью можно заверять документы, подавать заявления на оформление новых, а также получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности, каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо.

Кроме того, с начала 2013 года был налажен выпуск электронных карт, где автоматически размещается электронная подпись.

Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества. Теперь сотрудникам не приходится носиться с кипой бумаг, необходимых для подписи, а достаточно отправить документ электронным сообщением.

Источник: https://FB.ru/article/273699/rasshifrovka-podpisi-kak-pravilno-podpisyivat-dokumentyi

Юрист-эксперт
Добавить комментарий